CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

1.OBJETO

Establecer el marco que define las relaciones entre colaboradores, proveedores, distribuidores, socios de negocio, clientes y autoridades, aportando elementos que ayuden a garantizar la transparencia e integridad de la Organización. 

2.ALCANCE

Para todos los Accionistas, Junta Directiva y Gerencia de Almacafé reviste gran importancia que todos sus colaboradores asuman en forma permanente, en todas sus actuaciones la práctica de los valores corporativos, principios y comportamientos éticos expresados en este Código. 

La eficacia del Código de Ética y Conducta depende estrechamente del grado de compromiso con los valores que él contiene. En la medida en que cada uno de nuestros colaboradores se decida libre y conscientemente a ser leal y coherente con estas pautas de acción y oriente su conducta hacia ellas, nuestras relaciones serán eficaces.

3.AUDIENCIA

El Código de Ética y Conducta debe ser guía de actuación, por excelencia, para nuestra institución y nuestros colaboradores. Para nuestros proveedores y clientes será el marco ético que regirá nuestras relaciones con todos y cada uno de ellos; para la comunidad y sociedad en general, la norma con la cual evaluarán nuestro comportamiento y compromiso en el ámbito social y de los negocios.

4.INTRODUCCIÓN

Reconociendo la importancia que tienen las relaciones dentro de la Organización y de la misma con terceros, el Código de Ética y Conducta busca establecer lineamientos genéricos que delimiten el comportamiento de nuestros colaboradores y a la vez enuncia los valores presentes para cada miembro de la Organización.

ALMACAFE  ha adoptado el presente Código de Ética y Conducta, cuyo propósito es el de enunciar los principios y normas que orienten, el comportamiento y la conducta de los accionistas, directores, ejecutivos y colaboradores en el ejercicio diario de sus actividades  y tareas. Así mismo, tiene como objetivo establecer la forma de dirigir, ejecutar y cumplir los negocios, bajo unos principios claros de ética, con el fin de lograr que todos y cada uno de los colaboradores de la entidad, conserven la reputación de profesionalismo, fiabilidad, integridad y responsabilidad. Esto sólo se logra si todas las personas en desarrollo de su actividad laboral,  tanto directa como indirectamente, actúan en consonancia con estos principios. Pretende además suministrar la información sobre políticas, normas y sanciones con respecto a la posible generación de conflictos de interés al interior de la compañía y del uso indebido de la información.

El  CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA es de imperativo cumplimiento por parte de todos los colaboradores de manera que sus fundamentos se observen en cada acto, por convicción y como manifestación de un propósito preventivo.

5.VALORES CORPORATIVOS

Adaptabilidad:Actitud de la Organización para responder con prontitud, eficacia y eficiencia a los permanentes cambios del entorno.

Compromiso:Servicio al cliente identificándose con los objetivos de la Federación Nacional de Cafeteros y la realización de tareas que tengan como distintivos la eficiencia, la honestidad y el liderazgo.

Efectividad:Es la capacidad que tiene la Organización, en términos de agilidad y flexibilidad, para cumplir los objetivos que van a satisfacer las necesidades del cliente, optimizando el uso de los recursos disponibles.

Honestidad:Implica el desempeño de las labores propias de la empresa con rectitud y respeto a los principios éticos y morales.

Responsabilidad:Es la apropiación del trabajo con seriedad, espíritu de servicio y equidad, para garantizar el cumplimiento oportuno de los compromisos adquiridos y lograr la satisfacción de quienes reciben y prestan los servicios de la Organización.

6.DECLARACION DE PRINCIPIOS ETICOS

ALMACAFE  para mantener y garantizar un comportamiento ético en todas y cada una de sus actuaciones y el cumplimiento de sus responsabilidades frente al Estado, la sociedad, los accionistas, la comunidad empresarial, los clientes,  los proveedores  y relacionados y sus colaboradores, adopta entre otros los siguientes principios básicos, reconociendo y reiterando la observancia de los demás que rigen el buen comportamiento y actuación en todos los campos.

1. Respetar y ser leal al buen nombre, la imagen, reputación y prestigio  de Almacafé
2. Dar uso adecuado a los bienes y elementos que Almacafé ha puesto a disposición.
3. Adoptar y cumplir las disposiciones que garanticen la prestación de servicios de calidad.
4. Mostrar respeto y transparencia en todas las actuaciones con los compañeros, clientes, proveedores y relacionados.
5. Promover el cumplimiento de buenas prácticas administrativas en el manejo de personal que conduzcan al bienestar de los colaboradores, a su seguridad, desarrollo integral y crecimiento personal.
6. Colaborar adecuadamente en la revisión y verificación de las operaciones y actividades realizadas por los organismos de control, auditoria y vigilancia.
7. Promover un ambiente de trabajo soportado en la seguridad de los colaboradores y de las instalaciones.
8. Respetar el medio ambiente.

 

7.COMPORTAMIENTOS ÉTICOS EN LA REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE ALMACAFÉ

Todos los colaboradores deberán actuar de forma adecuada,  respetuosa y transparente, tanto en sus relaciones internas como en las relaciones  con accionistas, clientes, proveedores y demás terceros del entorno  en el cual interactúan para el cumplimiento de sus responsabilidades.

En el siguiente cuadro se enmarcan comportamientos asociados a cada uno de los principios éticos:

Principios	Comportamientos
Respetar y ser leal al buen nombre, la imagen, reputación y prestigio  de Almacafé.	Los colaboradores deben actuar en nombre de Almacafé de acuerdo con los poderes de representación que les fueron asignados y/o delegados. A ningún colaborador le está permitido ejercer la representación de Almacafé más allá de las atribuciones específicas y expresamente asignadas por la Administración. El personal que maneje, conserve o conozca información confidencial debe estar consciente de que ésta le ha sido suministrada para poder cumplir con sus responsabilidades dentro de Almacafé. Por la misma razón debe garantizar absoluta discreción en la utilización de la misma, limitándose a revelarla solo a aquellos colaboradores que también por razones estrictas de sus responsabilidades, deban conocerla. Cualquier duda se debe plantear o consultar al Comité de Ética y Conducta. La discreción implica custodiar y conservar la documentación  e información que cada  uno administra en el desarrollo habitual de su cargo, para lo cual deberá tener en cuenta la  política de manejo y destrucción documental conforme a las necesidades internas y legales que apliquen a cada caso en particular. El mal uso dado a la información confidencial trae consecuencias disciplinarias y/o legales, que pueden afectar tanto a Almacafé como a los colaboradores responsables. La propiedad intelectual creada o adquirida por Almacafé es para su uso exclusivo. Incluyen: Archivos, materiales de referencia, informes, estudios, software, programas, desarrollos, sistemas de procesamiento de datos,  bases de datos, recetas, productos y perfiles de cliente. De ningún modo se debe comprometer la integridad de los programas y los datos que conforman el sistema de información de Almacafé se deben proteger contra todo intento de robo o utilización para fines particulares o para su manipulación intencional. Almacafé no tendrá relación comercial alguna con empresas  o personas que se aparten de las normas éticas, ni con aquellas sociedades o personas de las cuales se conoce su participación en actividades ilícitas o degradantes, o que no cumplan íntegra y cabalmente con las disposiciones legales vigentes.
2. Dar uso adecuado a los bienes y elementos que Almacafé ha puesto a disposición.	Todos los colaboradores de Almacafé deben usar adecuadamente y proteger los bienes tangibles e intangibles ya sean de  propiedad de la misma o en algunos casos recibidos en administración o en comodato, se incluyen toda clase de activos:  Información, desarrollos, productos, recetas y servicios. El mal uso y/o retiro de los muebles, enseres, equipos y suministros dedicados a la realización de las actividades propias de Almacafé están prohibidos, excepto en caso de autorización específica. Los programas y demás elementos personales no pueden ser empleados en los equipos de la Organización para no exponer a la misma a problemas de orden legal por acusaciones por utilización de licencias  no autorizadas o por la eventual contaminación de los computadores o aplicaciones propias. Es responsabilidad de cada colaborador conocer e interiorizar las normas y los sistemas de seguridad de la información establecido por Tecnología de Información (Circular GA014 – Políticas de Seguridad y Control de Tecnología de Información para la Federación Nacional de Cafeteros y Almacafé S.A.) e igualmente por cada área o dependencia  y tomar las medidas necesarias para salvaguardar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la misma. Los sistemas o medios de comunicación que adopta la Organización y de los cuales están debidamente dotados los colaboradores para ejercer sus funciones son propiedad de Almacafé y para las finalidades propias y exclusivas de la empresa; las comunicaciones y uso de tales dispositivos para fines personales está restringido a casos claramente establecidos. Los productos y/o servicios de Almacafé son propiedad única y exclusiva de la Organización y se extenderá dicha propiedad, para todos los efectos,  a la contribución o aporte que un colaborador preste para su desarrollo e implementación  mientras tenga un vínculo formal con Almacafé. Dichas condiciones de propiedad permanecen inalterables, incluso cuando el colaborador se retira  de la Organización.
3. Adoptar y cumplir las disposiciones que garanticen la prestación de servicios de calidad.	Almacafé debe cumplir  las disposiciones que:  - Regulan la propiedad intelectual y velan por su observancia.  -Promocionan la competencia y prácticas  comerciales  restrictivas en los mercados nacionales.  -  Rigen la propiedad industrial.  - Legalizan y reglamentan las pesas, medidas y metrología. El manejo dado a la información contable y financiera debe ser coherente con los requerimientos fijados por la legislación colombiana al igual que por las normas internas o externas que regulan su tratamiento con criterios de transparencia, precisión, diligencia, oportunidad, pulcritud y veracidad. Almacafé debe suministrar y exigir  información veraz y oportuna cuando ella sea requerida para el cumplimiento de sus obligaciones.  La  creación, procesamiento y registro de la información debe ser un reflejo exacto,  claro y oportuno de las actividades realizadas por la Organización garantizando a los clientes y proveedores una entrega de información suficiente y adecuada que les permita hacer efectivos sus derechos, en especial el de libre escogencia. Por ningún motivo se podrán efectuar aportes para actividades políticas. Los colaboradores de Almacafé deben desarrollar adecuadamente sus procesos buscando cumplir con las expectativas de sus clientes y los retos del negocio.
4. Mostrar respeto y transparencia en todas las actuaciones con los compañeros, clientes, proveedores y relacionados.	El trato a todos los colaboradores de la Organización es equitativo y en función de su actividad profesional y laboral.  Los colaboradores obrarán con lealtad, transparencia y buena fe en las relaciones laborales y comerciales con las personas tanto dentro como fuera de la Organización.  Los colaboradores deben apoyar la formación de una comunidad empresarial con valores éticos, consciente de su responsabilidad de contribuir al bienestar del tejido social.  Los colaboradores que deben interactuar con proveedores de bienes y servicios para Almacafé, deben realizar órdenes y firmar contratos y compromisos con proveedores, sin incurrir en favoritismos de ninguna índole, privilegiando únicamente el interés y beneficio patrimonial  de Almacafé.  La sola alusión o tentativa para presionar decisiones que no obedezcan a los parámetros  y requisitos establecidos por la empresa que efectúen clientes, proveedores, usuarios o cualquier otro tercero como medio para conseguir condiciones privilegiadas, constituye una práctica que va en contra de la ética de Almacafé. Debe ser rechazada de plano por  los colaboradores y reportada ante el jefe inmediato.  Para el proceso de selección de contratistas y de celebración de contratos regirán los principios de: Selección Objetiva: la selección se realizará sobre la base de la escogencia del ofrecimiento más favorable para Almacafé y a los fines que ella busca, sin tener en consideración cualquier clase de motivación subjetiva. Transparencia: el proceso de selección y de contratación debe realizarse siguiendo los parámetros definidos en las normas internas para tal fin. Almacafé debe procurar el suministro de los medios necesarios para la comunicación abierta de opiniones e inquietudes a que haya lugar en beneficio de la Organización.
5. Promover el cumplimiento de buenas prácticas administrativas en el manejo de personal que conduzcan al bienestar de los colaboradores, a su seguridad, desarrollo integral y crecimiento personal.	La selección y contratación de los colaboradores debe hacerse con base en las capacidades y aptitudes  que muestre cada candidato cumpliendo en todos los casos los requisitos de formación y competencia definidos en el perfil del cargo establecido por la Organización, sin ejercer ninguna discriminación o presión por razones de raza, religión, nacionalidad, color, sexo, edad, estado civil, filiación política. La misma selección y/o contratación deberá hacerse sin que exista ninguna presión personal, política o empresarial. Los directores, ejecutivos y colaboradores deben tener en cuenta el régimen de incompatibilidades vigente en el Capítulo XII Art. 46° de los Estatutos de la Organización.
6. Colaborar adecuadamente con la revisión y verificación de las operaciones y actividades realizadas por los organismos de control, auditoría y vigilancia.	Todas las operaciones y actividades que realizan Almacafé y sus colaboradores estarán sujetas al seguimiento y verificación que realizan las auditorías internas y externas. El control de las operaciones y actividades es competencia y responsabilidad directa de todos y cada uno de los colaboradores que intervienen en la misma.
7. Promover un ambiente de trabajo soportado en la seguridad de los colaboradores y de las instalaciones.	Almacafé dispondrá de un lugar de trabajo libre de riesgos reconocidos  para la salud y la seguridad industrial.
8. Respetar el medio ambiente.	Almacafé mantendrá el uso de tecnologías limpias que garanticen la conservación y sostenibilidad del ecosistema, y por tanto, abstenerse de utilizar indebidamente productos, procesos y técnicas  que de manera comprobada lesionen el medio ambiente. Almacafé procurará obtener certificados de calidad del medio ambiente.

 

Anteriormente se hizo alusión al Comité de Ética y Conducta cuya definición se presenta a continuación:

Comité de Ética y Conducta

Con el propósito de gestionar la divulgación, interpretación, actualización y realizar seguimiento al cumplimiento del Código de Ética y Conducta, como guía de actuación por excelencia para nuestra institución y nuestros colaboradores y, de resolver eventuales conflictos asociados a este Código, el Gerente General podrá convocar el Comité de Ética y Conducta, el cual está  compuesto por: El Gerente General quien lo presidirá, el Director de Logística y Comercialización, el Director Jurídico, el Director de la Oficina de Calidad de Café y un miembro de la Junta Directiva. Igualmente asistirá  el Responsable de Gestión Humana, quien actuará como Secretario del Comité

8.CONFLICTO DE INTERESES

Se entiende por conflicto de intereses la situación en virtud de la cual un directivo, ejecutivo o colaborador se enfrenta a distintas alternativas de conducta debido a que sus intereses particulares pueden prevalecer frente a los principios éticos de la Organización, sus obligaciones legales y/o contractuales, o cuando no sea posible la satisfacción simultánea de los intereses radicados en cabeza de aquellos y los de la sociedad, bien sea por sus propios intereses o los de un tercero

Los directores, ejecutivos y demás colaboradores de ALMACAFE no deberán participar en actividades contrarias a los intereses de la sociedad o que puedan perjudicar la completa dedicación y cumplimiento de sus deberes y responsabilidades para con la Organización. En consecuencia, deberán abstenerse de actuar y, en caso de estarlo haciendo, deberán cesar en ello. La duda respecto a la configuración de conflictos de interés, no exime de la obligación de abstenerse de participar en las actividades respectivas.

Igualmente, los directores, ejecutivos y colaboradores deben tener en cuenta el Régimen de Incompatibilidades vigente en los Estatutos de Almacafé, o en las normas que regulen materias afines.

Se entiende por vinculado económico aquellos que se encuentran dentro de alguna de las siguientes situaciones: a) Las entidades del grupo empresarial al que pertenece Almacafé; b) quienes sean directores, gerentes, administradores o liquidadores de la empresa, y sus cónyuges o sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad y c) Toda persona que sea beneficiario real de más del 10% de las acciones de la empresa.

En caso de duda en la actuación entre un director y la empresa o entre un director y la comunidad, deberá informarse de ello a la Asamblea de Accionistas, con el fin de estudiar una eventual autorización.

En caso de duda en la actuación con otros vinculados económicos y demás casos de duda de configuración de conflicto de interés,  deberá informarse de ello al Comité de Ética y Conducta. 

9.MANEJO DE INFORMACIÓN

9.1. SEGURIDAD Y CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Almacafé  buscando garantizar la seguridad y calidad de la información que maneja a través de diferentes medios de distribución de productos y servicios para clientes y usuarios, presenta definiciones relacionadas con los criterios de:   confidencialidad, integridad, disponibilidad, efectividad, eficiencia y confiabilidad que le permiten dar cumplimiento a este objetivo.

9.2. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL    

Es aquella información que tiene como propósito fundamental salvaguardar los intereses de la Organización y sus relacionados y que por lo tanto debe manejarse con la debida reserva y de conocimiento sólo por personas autorizadas. Se entenderá por tal el deber de limitar su divulgación, de abstenerse de manejarla para obtener un beneficio propio y de impedir la difusión incorrecta o uso inapropiado de la misma.

9.3. INFORMACIÓN PÚBLICA

Es la información que puede ser entregada o publicada sin que implique daños a terceros o  violación a los principios, sistemas  y procesos del negocio.  Se entiende,  por tanto, que es aquella que no es de carácter confidencial, bien sea en virtud de alguna norma o requerimiento legal o porque así lo ha definido una  instancia competente dentro de la Organización, facultada para hacerlo.

9.4. RESERVA DE INFORMACIÓN

•  Ningún directivo, ejecutivo ó colaborador revelará información privilegiada o confidencial relacionada con  ALMACAFE, ni utilizará en beneficio propio o de terceros esta información, ni los bienes a los cuales tiene acceso por su ocupación en la Empresa. 
• Los directivos, ejecutivos y colaboradores de ALMACAFE deben respetar la confidencialidad personal y profesional.
• Se protegerá la información que ha sido dada a conocer por los clientes, relacionados y proveedores; sin que ello constituya encubrimiento y/o colaboración con actos ilícito.
• La información que se obtiene en virtud de la relación con el cliente, relacionado o proveedor, que no está a disposición del público, es de carácter confidencial y no debe ser divulgada sin el visto bueno de la Gerencia General o por autorización de entidad competente, o del mismo cliente.

 

10.CONTROL Y PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

 10.1    PRINCIPIOS  GENERALES Y POLÍTICAS

ALMACAFÉ apoya  las medidas de control aplicables a la prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo y prohíbe la vinculación de clientes  sobre los cuales exista duda o sospecha de estar involucrados en actividades ilícitas.

ALMACAFE se protege a través de un completo conocimiento del cliente  y de los movimientos que sean afines a su tipo de negocio o necesidades.

Por ello, los colaboradores de ALMACAFE, deben ser diligentes y ejercer el debido cuidado en el conocimiento y manejo de las operaciones con los clientes. De no ser así, ALMACAFE puede ser usada como intermediaria para la transferencia de fondos derivados de actividades ilícitas.

Los Gerentes de Sucursal y/o Coordinadores de Agencia, al aceptar la vinculación de un cliente, deben analizar la rentabilidad de la operación, los ingresos que se generan con dicha vinculación y verificar la información suministrada por él.

De todas formas, en ningún caso, los ingresos esperados por una transacción deben interferir en la toma de una decisión objetiva sobre el particular.

De conformidad con las consideraciones expuestas anteriormente, ALMACAFE adopta las siguientes políticas que deben observar la totalidad de los colaboradores:

a)  Impulsar a nivel institucional la cultura en materia del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, “SARLAFT”.

b)  Consagrar el deber de los órganos de administración y de control, del oficial de cumplimiento, así como de todos los funcionarios, de asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demás disposiciones relacionadas con el SARLAFT.

c)   Establecer lineamientos para la prevención y resolución de conflictos de interés.

d) Consagrar lineamientos más exigentes de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a Almacafé al riesgo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo.

e)  Señalar los lineamientos que adoptará Almacafé frente a los factores de riesgo y los riesgos asociados de lavado de activos y financiamiento del terrorismo.

f)   Garantizar la reserva de la información reportada conforme lo establece el artículo 105 de EOSF.

g)  Establecer las consecuencias que genera el incumplimiento del SARLAFT.

h)  Consagrar la exigencia de que los funcionarios antepongan el cumplimiento de las normas en materia de administración de riesgo de LA/FT al logro de las metas comerciales.

10.2    PRINCIPIO DE “CONOZCA A SU CLIENTE”

Una estricta política de  “conocer bien a los clientes” constituye una herramienta importante y efectiva para impedir y detectar los sistemas utilizados por la delincuencia organizada para el lavado de activos y financiación del terrorismo.  Una sana política en este sentido permite a la entidad cumplir con las normas legales vigentes y promover el cumplimiento de sanas prácticas comerciales, protegiendo de esta forma la reputación y  la credibilidad de la institución y reduciendo el riesgo de que sus servicios puedan ser utilizados en actividades ilícitas.

ALMACAFE debe asegurarse de la identidad y del domicilio de sus clientes, antes de establecer relaciones comerciales con éstos.  En particular, la celebración de contratos de trillas de café, ventas de cisco, custodia de mercancías entre otros.

Los colaboradores de la entidad están obligados a seguir todos los pasos necesarios para lograr la correcta identificación del cliente, sin excepciones de ninguna clase.  Adicionalmente, resulta conveniente conocer el giro ordinario de los negocios del cliente y evaluar la frecuencia y volumen de sus operaciones con la entidad.

Una correcta identificación del cliente permite a la institución evitar establecer relaciones comerciales con personas indeseadas y la posibilidad de que las autoridades judiciales y de policía puedan adelantar investigaciones sobre la base de un registro adecuado de identidades, documentos y transacciones.

11. TESORERIA

Para atender las labores propias de la Tesorería, se cuenta con los siguientes entes organizacionales:

11.1    DEFINICIONES ORGANIZACIONALES

Junta Directiva

Las personas que por disposición de la Asamblea General de Accionistas están facultadas para establecer y definir las políticas que orienten a la Organización hacia el cumplimiento de sus objetivos corporativos encaminados a alcanzar la Visión.

Representante Legal

La(s) persona(s) que de conformidad con las disposiciones estatutarias de ALMACAFE, está(n) facultada(s) para actuar en nombre de ésta, debidamente acreditado(s) y posesionado(s) ante la Superintendencia Financiera de Colombia, como Representante(s) Legal(es) de ALMACAFE.

Comité de Auditoria

Las personas que de conformidad con los requerimientos de la Superintendencia Financiera de Colombiay debidamente facultados por la Junta Directiva supervisan, analizan y evalúan el Sistema de Control Interno y el Sistema de Administración de Riesgos de la organización, presentando a la Junta Directiva los cambios y/o ajustes propuestos para el correcto desarrollo del objeto social y la salvaguarda del patrimonio de la Organización.

Comité de Inversiones

Conformado por colaboradores de ALMACAFE, debidamente autorizados por la Junta Directiva, asumirá las funciones establecidas en el Manual de Operaciones de Tesorería Capitulo 2, de acuerdo con el roll que le aplique al mecanismo seleccionado para el manejo del portafolio de inversiones: Asesoría en Mercado de Capitales - AMC y/o Administración de Portafolios de Terceros - APT.

11.2    DESAGREGACION DE ACTIVIDADES

Las funciones y responsabilidades están en función del mecanismo que adopte la organización para la administración del portafolio ya sea como asesoría o como administración, las cuales están ampliamente detalladas en el Manual de Operaciones de Tesorería Capítulo 2.

Las funciones y responsabilidades son asignadas al Comité de inversiones, al Coordinador Financiero o quien haga sus veces y al Analista Financiero o quien haga sus veces.

11.3    CONSIDERACIONES GENERALES

• Los miembros del Comité de Inversiones y los funcionarios de Tesorería ajustarán su conducta en todo momento a las disposiciones, principios y espíritu de este Código de Ética y Conducta.
• La Junta Directiva reconoce que es esencial que los miembros del Comité de Inversiones y los funcionarios de Tesorería conozcan y asimilen el presente Código y conduzcan, bajo cualquier circunstancia, los negocios de manera profesional y bajo los lineamientos que aquí se exponen.

• El Comité de Auditoría debe ejercer controles que aseguren que la conducta de los miembros del Comité de Inversiones y los funcionarios de Tesorería, sea consistente con el mantenimiento del más alto nivel de seriedad y reputación ante el mercado.

11.4    PRINCIPIOS GENERALES EN LA FUNCIÓN DE TESORERIA

• Conducir los negocios con lealtad, claridad, seguridad, precisión, probidad comercial, seriedad y cumplimiento, en el mejor interés por la entidad y la integridad del mercado. 
• Observar debida diligencia en la recepción y ejecución general de las operaciones propias de los negocios de  Tesorería.
• Garantizar el conocimiento y profesionalismo del Representante Legal, los integrantes del Comité de Inversiones y los funcionarios de la Tesorería de ALMACAFE. 
• Cumplir el deber de obtener y suministrar al Comité de Inversiones, a la Alta Gerencia y al Comité de Auditoría la información relevante para la toma de decisiones sobre política de inversiones y riesgos, así como también la documentación de los negocios realizados.
• Evitar los conflictos de interés y asegurar un tratamiento equitativo en todas las negociaciones, obrando de buena fe y diligencia en el desarrollo de su gestión.
• Abstenerse de realizar operaciones, directamente o por interpuesta persona, utilizando información privilegiada o confidencial.

 

11.5    DEBERES DE LA JUNTA DIRECTIVA, EL COMITÉ DE AUDITORIA, EL COMITÉ DE INVERSIONES Y LOS FUNCIONARIOS DE TESORERIA

La Junta Directiva será responsable de fijar la política de inversiones de la entidad, la cual debe contemplar los términos y condiciones sobre los cuales se debe operar dependiendo del mecanismo de manejo de portafolios que se adopte: Asesoría en Mercado de Capitales - AMC y/o Administración de Portafolio de Terceros – APT.

Los deberes y responsabilidades de todas y cada una de las instancias involucradas en el proceso están ampliamente detallados en el Manual de Operaciones de Tesorería las cuales son de obligatorio cumplimiento.

En tal virtud deberá cerciorarse de:

• Que las decisiones de inversión sean tomadas dentro de los lineamientos y competencias que se hayan definido para los mecanismos de Asesoría en Mercado de Capitales - AMC y/o Administración de Portafolio de Terceros – APT.
• Que todos los miembros del Comité de Inversiones y los funcionarios de Tesorería estén adecuadamente entrenados en las prácticas del mercado y que sean conscientes de sus responsabilidades y las de la entidad. 
• Que todos los funcionarios de la entidad involucrados en las operaciones de tesorería estén correctamente instruidos, en el sentido de no fomentar ninguna relación de negocios sobre la base de desinformación o mal entendimiento.
• El Comité de Inversiones y  los funcionarios de Tesorería tendrán el deber de revelar la naturaleza y extensión de cualquier conflicto entre sus propios intereses o los de sus contactos, así como sus responsabilidades con los mismos con el fin de  darles un tratamiento justo y equitativo.  De no ser posible, deberán abstenerse de realizar la operación.
• El Comité de Inversiones y los funcionarios deberán asegurar que las obligaciones impuestas a ellos por las normas legales sean observadas, así como aquellas disposiciones emanadas de las autoridades de control. 
• En la propuesta, discusión y conclusión de cualquier negocio, todos y cada uno de los integrantes del Comité de Inversiones deberán tomar todas las precauciones para que haya un claro entendimiento, con el(os) contacto(s), del negocio que se propone y para que exista recíproco conocimiento de todos los elementos necesarios para el cierre de la operación. 
• El Coordinador Financiero deberá velar por el cumplimiento real y oportuno de las obligaciones que adquiere el Back Office de la organización cuando estamos bajo Asesoría en Mercado de Capitales - AMC e igualmente deberá velar y exigir que la firma administradora garantice el cumplimiento  de las obligaciones que adquiere su Back Office cuando estamos bajo Administración de Portafolio de Terceros – APT. 
• Las operaciones se deberán realizar a tasas/precios que sean representativos de mercado, con el fin de no generar beneficios o pérdidas que no corresponden a la realdad. 
• Los responsables de la toma de decisiones de inversión deberán abstenerse de realizar operaciones que pongan en riesgo la capacidad de cumplimiento y liquidación del Negocio. 
• La confidencialidad y reserva es algo esencial para asegurar eficiencia y transparencia en las operaciones. 
• El Front y Back Office de la organización cuando se aplique la  Asesoría en Mercado de Capitales - AMC compartirán la responsabilidad de mantener estas confidencialidades y únicamente con permiso explícito de las partes interesadas, podrán revelar o discutir sobre información referente a las transacciones realizadas o en curso de realización, excepto con las contrapartes implicadas.
• Cuando se opere bajo Administración de Portafolio de Terceros – APT los interesados y responsables asignados por parte de Almacafé y la firma Administradora, compartirán la responsabilidad de mantener estas confidencialidades y únicamente con permiso explícito del Comité de Inversiones conjunto  se podrá  revelar o discutir sobre información referente a las transacciones realizadas, excepto con las contrapartes implicadas.
• El Front y Back Office de Almacafé cuando se opera Asesoría en Mercado de Capitales - AMC no deberán recibir incentivos para influir en las operaciones, o solicitarlos de funcionarios de otras instituciones. Sin embargo, se reconoce que en el transcurso normal de cualquier actividad comercial se ofrecen regalos e invitaciones, los cuales no deberán ser excesivos, tanto en valor como en frecuencia.

 

12.SISTEMAS DE MEDICION DE LA APLICACION Y CUMPLIMIENTO DEL CODIGO DE ETICA Y DEMAS MECANISMOS DE CONTROL DE RIESGOS POR PARTE DE LOS COLABORADORES.

Las políticas y procedimientos para la prevención del lavado activos y financiación del terrorismo y el Código de Ética y Conducta de ALMACAFE se han diseñado como medidas de control para evitar que la empresa pueda ser utilizada para darle apariencia de legalidad a transacciones derivadas de actividades delictivas, y garantizar la  seguridad y transparencia de los negocios.

Para asegurar el cumplimiento de estas normas y principios por parte de los colaboradores a todo nivel, se harán las siguientes actividades:

• Divulgar el Código de Ética y Conducta de ALMACAFE y todas las normas relacionadas en todos los niveles de la Organización, para garantizar su conocimiento y adhesión a sus principios. 
• Hacer entrega formal del Código de Ética y Conducta a todos los colaboradores de la sociedad, dejando constancia escrita del recibo y conocimiento del contenido del mismo. 
• Enviar inmediatamente a todo nivel de la Organización la actualización de las normas con respecto al control de riesgos y al Código de Ética y Conducta y las demás que requiera para la realización óptima de sus tareas. 
• Resolver las dudas que puedan generar conflicto de interés o prácticas no autorizadas, así: 

- Analizar las inquietudes de acuerdo con las normas legales y procedimientos operativos y administrativos establecidos por la empresa.

- Si persiste la duda, consultar las instancias correspondientes para cualquier toma de decisión relevante.

- Si se hace necesario, se consultarán asesores externos, dejando claro que debe existir total seguridad de la legalidad del negocio y/o actividad, y la transparencia del mercado. 

- Periódicamente se evaluará el cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos que existen en la Organización sobre el control de riesgos, con el fin de aplicar los correctivos y ajustes correspondientes para minimizarlos. 

13.SANCIONES

El presente Código de Ética y Conducta es adoptado por ALMACAFE y contiene los principios y normas que rigen a todos y cada uno de los diferentes niveles de la Organización, por lo tanto el mismo resulta de obligatorio cumplimiento.

El incumplimiento a lo estipulado en el presente Código será considerado como falta grave y en consecuencia dará lugar a la imposición de las sanciones administrativas pertinentes aplicables a cada instancia, sin perjuicio de las consecuencias legales a que hubiere lugar.

Para la calificación de la falta y la aplicación de las sanciones  se considerarán  factores tales como reincidencias, pérdidas para los clientes o para Almacafé, violaciones a límites, entre otros.

Este Código de Ética y Conducta ha sido aprobado por la Junta Directiva según consta en Acta # 758 de abril 15 de 2004 y delega a la Gerencia General para la entrega formal del mismo a sus colaboradores como parte integral del contrato de trabajo y a mantener a disposición de los entes externos el contenido del mismo, cuando así lo requieran.

14.GLOSARIO

Ética:La ética (del latín ethicus y éste del griego clásico Ä“thikós, «moral, relativo al carácter») es una de las grandes ramas de la filosofía y tiene como objeto de estudio la moral y la acción humana. Su estudio se remonta a los orígenes de la filosofía moral en la Grecia clásica y su desarrollo histórico ha sido diverso.

La Ética busca descubrir, clarificar y comprender las relaciones que se establecen entre el actuar humano, los valores y las normas morales que se gestan y desarrollan en la vida social.

La Ética nos ilustra acerca del porqué de la conducta moral. Los problemas que la Ética estudia son aquellos que se suscitan todos los días, en la vida cotidiana, en la vida escolar, en la actividad profesional, etc. Problemas como: ¿cuál comportamiento es bueno y cuál malo?, ¿se es libre para realizar tal o cual acción?, ¿quién nos obliga a realizar esta acción?, entre estas dos acciones, ¿cuál se debe elegir?, etc.

15.HISTORIA DE CAMBIOS

Fecha del Cambio	Responsable	Descripción del Cambio
Noviembre de 1996	Control Interno	Adopción Código de Conducta SIPLA.  Acta 582
Marzo de 2001	Tesorera General	Código de Ética y Conducta para funcionarios de Almacafé que intervienen en las actividades de tesorería. Acta  685
Marzo de 2002	Control Interno	Modificación Código Conducta de SIPLA. Igualmente se separa el Código del Manual de Procedimientos SIPLA. Acta 710
Abril 15 2004	Tesorera General	Unificación Código de Ética y Conducta y el Manual Riesgo Legal. Acta 758.
Marzo 22 de 2006	Director Jurídico.	A solicitud de un requerimiento de la Superfinanciera hubo necesidad de incluir en forma expresa un tema sobre conflicto de intereses. Acta 801.
Septiembre 26 de 2007	Director Jurídico y Gestión Organizacional	Actualización de la sección 13 del Código de Ética y Conducta. Dicha actualización fue motivada por el cambio dado del sistema SIPLA por el SARLART, que contempla también el manejo del  riesgo que debe considerar Almacafé con respecto al financiamiento del terrorismo. Se revisaron los principios, se plantearon ocho nuevos que agruparon los anteriores y se incluyeron otros. Se cambio la presentación del Código de acuerdo a la norma documental establecida por la Organización.
Noviembre 18 de 2009	Gestión Organizacional	Se eliminan los valores Creatividad y Liderazgo, los cuales al ser considerados competencias organizacionales, se excluyeron del plan estratégico 2009-2013 Se asigna al Comité de Ética la función de consulta sobre duda en la configuración de conflictos. Se definieron los parámetros concretos para el manejo de conflicto de interés en operaciones con vinculados económicos Se incluyeron definiciones sobre la seguridad y calidad de la información Se definieron las sanciones por su inobservancia, teniendo en cuenta factores tales como reincidencias, pérdidas para los clientes o a la entidad, violaciones a límites, entre otros. Se  ajustó la definición del Comité de Inversiones de acuerdo con lo indicado por el Manual de Tesorería en su numeral 2.1
Diciembre de 2010	Gestión Organizacional	Actualización de la Sección 11. Tesorería: Se cambiaron las definiciones de Comité de Auditoría y el Comité de Inversiones. Se eliminaron las Desagregaciones de Actividades, teniendo en cuenta que están ampliamente detalladas en el Manual de Operaciones de Tesorería Capítulo 2. Se ajustaron los Deberes de la Junta Directiva, el Comité de Auditoría, el Comité de Inversiones y los funcionarios de Tesorería, dependiendo del mecanismo de manejo de portafolios que se adopte: Asesoría en Mercado de Capitales - AMC y/o Administración de Portafolio de Terceros – APT.